第五条 印章的启用
一、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查并向福建省民政厅等有关部门备案。
二、印章启用应报会长批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。
第三章 印章使用和文件规范
第六条 秘书处行文使用两个文号，即“闽×协字”和“闽×协秘字”。“闽×协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“闽×协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第七条 各类行文实行谁起草谁校对的原则。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第八条 以“闽×协字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“闽×协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长审批签发。
第九条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第十条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第十一条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《福建省文化志愿者协会文件传阅处理表》，报秘书长或协会领导阅批。
第十二条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十三条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第四章 印章的保管、交接和停用
第十四条 本会各类印章必须有专人保管。
第十五条 本会公章和秘书处公章由秘书长保管，财务专用章、法人代表人私章分别有会计和出纳保管。
第十六条 印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
